实验室文件资料管理条例
一、 总则
为了有效保护和利用各种实验资料，提高重点实验室文件资料管理的质量和水平，更好地为实验室的建设服务，特制定本条例。
二、 文件资料管理原则
1. 实验室对文件、资料等实行集中统一管理；
2. 文件、资料管理工作在实验室主任、副主任的领导下，由实验室专职管理人员进行管理。
三、 文件资料管理的范围
凡涉及到实验室的论文集、仪器设备资料、辅助设备资料、科研情报资料、基建资料、人员调配、物资供应、来访人员等的各种书面材料、各类电子文档等均属实验室档。
1. 仪器设备的档案管理 :
（1） 仪器设备的合同书、代理协议书、收货清单、验收备忘录及投标标书属实验室机密文件 , 要归档保存。
（2） 仪器操作手册、使用指南、使用说明书、系统软件、驱动软件、谱库及系统配置表等资料均要复印后作为副件，原件归档保存，副件供日常查阅使用。
（3） 设备检测原始资料要每月存档。设备检测样品要标号、记录并分类保存。
（4） “实验室工作日志”、 “仪器设备使用登记表”及“仪器设备使用预约登记表”在填满后要及时归档。
（5） “设备故障登记表” 、“设备故障报告单”、设备厂家发来的“设备故障维修授权书”等要及时备份并归档。
（6） 与设备厂家的往来信函及传真要每月归档，电子邮件要打印后归档、光电传真纸要复印后存档。
（7） 与仪器设备相关的介绍材料需存档以便查阅。
2. 科研档案管理
（1） 实验室的科研项目在立项后要对项目申请书及项目合同等及时存档。
（2） 实验室的科研成果、获奖成果及发表论文要定期保存归档。
（3） 实验室获得的成果、专利等的相关资料应及时归档保存。
3. 人员档案管理
（1） 调入人员的求职信、个人简历、协议、劳动合同等应归档保存。
（2） 实验室人员的相关资料需存档保存。
（3） 获得奖励或发生重大工作事故、失误的相关资料应归档保存。
（4） “来访人员登记表”等来访人员档案要每月一次存档。
四、 档案管理时效
1. 实验室必须按照各类资料规定的归档时间，定期向档案管理部门移交 , 任何个人不得私存或据为己有。
2. 各类资料的保存时间将按照“档案管理法”的规定执行。
五、 档案管理办法
1. 设立档案专用柜或专用房，配备必要的措施，确保档案安全。
2. 科研档案应在成果鉴定一个月后归档, 仪器设备档案应在验收合格后五日内归档, 基建档案应在项目竣工后归档。人员调配、物资供应、技术资料都应在一个星期内归档。
3. 从事档案管理工作的人员要做好保密工作, 确保档案安全。
4. 档案保持成套性和完整性, 便于有效利用和查找。
5. 档案专用库房应作到防盗、防火、防潮、防有害生物和防污染。
六、 本条例的解释权属于实验室。